A Matriz GUT é uma ferramenta de gestão empregada para a realização de tarefas com base em sua relevância. Nesse contexto, o GUT representa a sigla de Gravidade, Urgência e Tendências.
Dentro de uma empresa, surgem constantemente novas demandas. No entanto, aderir à ideia de que todas as tarefas são urgentes e prioritárias pode levar a resultados insatisfatórios e à exaustão das equipes.
Assim, estabelecer uma lista de prioridades e orientar as ações com base na urgência e na importância das atividades é essencial para desenvolver um cronograma de tarefas eficaz, sem sobrecarregar os colaboradores.
Nos próximos tópicos, você irá descobrir um pouco mais sobre esse assunto.
O que é Matriz GUT?
A Matriz GUT, ou Matriz de Prioridades, refere-se a um instrumento de gerenciamento estratégico utilizado para identificar e organizar os problemas e as demandas por nível de prioridade nas empresas.
Nesse sentido, é uma ferramenta muito empregada para verificar os problemas, a partir de sua gravidade, urgência e tendência, permitindo, com isso, otimizar as atividades da empresa e a tomada de decisões.
Sendo assim, para classificar as atividades por grau de relevância é preciso atribuir uma pontuação de 1 a 5 a cada um dos parâmetros utilizados, como gravidade, urgência e tendência.
Dessa maneira, a equipe de trabalho consegue identificar as tarefas que precisam ser priorizadas, bem como tomar decisões mais assertivas para garantir a organização empresarial e o sucesso nos negócios.
Como funciona a Matriz GUT (Matriz de Priorização)?
A Matriz de GUT é constituída por três elementos, os quais determinam a ordem de relevância de cada tarefa. Confira, logo em seguida, cada um deles:
G- Gravidade
Informa as implicações geradas por um problema ou demanda sobre os processos empresariais. Sendo assim, informa as consequências das operações caso elas não sejam realizadas de forma imediata.
Podem ser classificadas em cinco níveis:
- Sem gravidade;
- Pouco grave;
- Grave;
- Muito grave;
- Extremamente grave.
U- Urgência
Menciona o período de tempo disponível para solucionar um problema ou realizar uma tarefa da empresa. Assim, quanto maior a urgência, menor o tempo disponível para concluir a solução.
A urgência apresenta cinco níveis:
- Sem urgência;
- Pouco urgente;
- Urgente;
- Muito urgente;
- Extremamente urgente.
T- Tendência
Evidencia o potencial de crescimento do desafio ou atividade, ou seja, a probabilidade do problema se intensificar ao longo do tempo caso não haja intervenção.
Além do aumento, a probabilidade de diminuição ou o fim do problema também pode ser analisada no estudo da tendência.
A tendência abrange cinco níveis:
- Sem tendência de piorar;
- Agravamento em longo prazo;
- Agravamento em médio prazo;
- Agravamento em curto prazo;
- Complicação rápida.
Quando utilizar a Matriz GUT?
A Matriz GUT é amplamente utilizada para orientar a tomada de decisões mais assertivas em diversas circunstâncias empresariais. Logo abaixo, você encontra as principais aplicações da Matriz de Priorização:
Priorização de problemas
O foco principal da Matriz GUT é priorizar os problemas que requerem soluções imediatas. Isso permite direcionar ações que orientam na tomada de decisões, bem como resolver os desafios que geram impactos significativos na empresa.
Priorização de processos
Manter a organização e a atualização dos processos de uma empresa é crucial, haja vista que, perante um cenário que requer o ajuste de diversos procedimentos da empresa, é fundamental saber por onde iniciar.
Assim, a utilização da Matriz GUT possibilita orientar as ações da equipe, evidenciando a relevância de cada procedimento e conduzindo o trabalho de maneira mais eficaz e sistêmica.
Priorização de riscos
Independente da estratégia de análise de riscos utilizada pela organização empresarial, ao término do procedimento uma lista de riscos e ações será gerada. No entanto, é preciso verificar qual risco deve ser tratado com prioridade.
Logo, a Matriz GUT permite verificar quais os riscos são mais graves e necessitam de uma ação imediata, orientando assim os esforços dos profissionais.
Priorização de Não Conformidades
Diversas empresas apresentam um elevado número de não conformidades, o que impede a solução de cada uma delas de uma única vez.
Assim, critérios são empregados para apontar as não conformidades que precisam de soluções imediatas.
Entretanto, mesmo com a utilização de critérios, ainda pode ser um desafio a priorização de tarefas por conta da complexidade de cada uma delas.
Demais contextos de utilização
A Matriz GUT também pode ser empregada na vida pessoal, uma vez que decisões eficazes precisam ser tomadas em variados contextos sociais.
Assim, essa ferramenta pode ser empregada para organizar a agenda semanal, visto que permite elencar as atividades que devem ser priorizadas, bem como aquelas que não demandam soluções imediatas.
Quais os benefícios de usar a Matriz GUT?
Compreender o funcionamento da Matriz GUT e integrar essa ferramenta nos processos empresariais confere diversos benefícios para a administração e a equipe de funcionários.
Independente do porte da empresa, a Matriz de Prioridades pode ser empregada em diversos contextos empresariais. Nesse viés, pode ser organizada em planilhas ou em recursos tecnológicos.
Sendo assim, com a utilização do GUT, o processo de tomada de decisões é simplificado, o planejamento estratégico é conduzido com dados concretos e uma sequência lógica de trabalho, enquanto as falhas são minimizadas.
Como montar uma Matriz GUT?
Elaborar uma Matriz GUT permite modificar a forma como os gestores e a equipe lidam com as suas respectivas demandas. Logo abaixo, você encontra quatro etapas para elaborar uma Matriz de Prioridades eficaz:
1. Identificar os problemas e as demandas
Primeiramente, é preciso verificar os desafios enfrentados pela empresa, bem como as demandas a serem concluídas.
Isso envolve a organização de um evento, envio de e-mails para clientes, elaboração de novos projetos, soluções para problemas no setor de vendas, entre outros.
2. Definição de prioridades
Após identificar os problemas da empresa, é preciso pontuar os desafios a partir dos critérios GUT. Assim, confira as pontuações do GUT:
Gravidade
- nada grave;
- pouco grave;
- grave;
- muito grave;
- extremamente grave.
Urgência
- pode esperar;
- pouco urgente;
- urgente;
- muito urgente;
- extremamente urgente.
Tendência
- permanecerá estável
- deve piorar em longo prazo
- possibilidade de piorar em médio prazo
- possibilidade de piorar em curto prazo
- piora imediata
3. Calcular o GUT
Após identificar a pontuação de cada GUT, é preciso multiplicar os resultados de cada variável.
Por exemplo, considere que o problema A seja muito grave (4), muito urgente (4) e com possibilidade de piora imediata (5), o que resulta na seguinte pontuação: 4x4x5= 80.
Já o problema B, é pouco grave (2), urgente (3) e com possibilidade de piora em curto prazo (4), resultando na pontuação de 2x3x4= 24.
Assim, considerando a pontuação acima, o problema A deve ser priorizado.
4. Estruturar o plano de ação
A última etapa consiste na elaboração de um planejamento para cada desafio. Isso envolve definir a equipe responsável por cada problema ou demanda, bem como as estratégias que devem ser utilizadas para os processos.
Além disso, a participação dos funcionários da empresa na organização do fluxo de trabalho, a partir da Matriz GUT, é fundamental para manter uma cultura de priorização no ambiente corporativo.
Exemplo de Matriz GUT
Para demonstrar a implementação da Matriz de Prioridade, realizamos uma tabela com alguns exemplos práticos, confira:
Dessa forma, após realizar uma análise dos indicadores da tabela, a empresa poderá elaborar estratégias para solucionar os problemas apontados.
Por exemplo, considerando a ‘’Queda na prospecção de clientes’’, a empresa pode investir em estratégias de marketing mais elaboradas e compatíveis com o seu perfil de clientes ideal. Já o problema ‘’Meta de vendas não é alcançada há 4 meses’’, a organização pode investir na eliminação de gargalos, recuperação de clientes ou, até mesmo, investir em soluções de vendas B2B.
