O Work in Progress (WIP) representa todas as atividades em processo de execução, ou seja, abrange as tarefas em desenvolvimento ou em período de revisão.
Nesse viés, a gestão do WIP é crucial para otimizar o fluxo de trabalho, evitar sobrecargas e garantir que os recursos sejam distribuídos de maneira eficaz.
Dessa forma, nos próximos tópicos, iremos explorar a importância da redução do WIP, bem como algumas dicas para um melhor controle das atividades em andamento.
O que é WIP?
O WIP, sigla para Work In Progress, é um conceito amplamente utilizado no gerenciamento de projetos, haja vista que indica o número de tarefas que não foram concluídas pela equipe de trabalho.
Nesse sentido, por apresentar as atividades em fase desenvolvimento ou execução, os colaboradores são capazes de controlar suas tarefas com maior eficácia, evitando sobrecarga e o acúmulo de funções.
Dessa forma, ao controlar o Work in Progress é possível otimizar o processo produtivo, equilibrando, assim, a capacidade da equipe com a demanda solicitada.
Qual a importância de reduzir o WIP?
O WIP possibilita a identificação das tarefas que não foram finalizadas, promovendo, com isso, organização e produtividade no ambiente de trabalho. Sendo assim, confira a importância desse conceito:
Melhora na produtividade da equipe
Com um WIP elevado, a equipe de trabalho é envolvida em diversas atividades ao mesmo tempo, dividindo seu foco, exigindo a aceleração da conclusão das atividades e sobrecarregando a dinâmica de trabalho.
Por conta disso, controlar o WIP contribui para aumentar a produtividade da equipe, bem como a qualidade do trabalho a ser entregue.
Aumento do foco nos processos
Um grande volume de trabalho em execução, além de dispersar a atenção da equipe, gera novas tarefas e demandas à equipe.
Entretanto, ao reduzir o WIP, a equipe consegue se concentrar melhor em cada tarefa, assegurando o andamento do fluxo de trabalho de maneira mais eficaz.
Conclusão das tarefas no prazo estabelecido
Ao contar com um fluxo de trabalho mais eficiente e com uma equipe focada na realização de suas tarefas, o tempo dedicado a cada atividade se distribui de forma mais equilibrada.
Assim, o controle do WIP, além de permitir que atrasos sejam evitados, possibilita eliminar um grande volume de atividades próximas ao encerramento do prazo.
Como limitar o WIP?
A limitação do WIP envolve a adoção de estratégias que garantam um controle eficaz das tarefas em processo de conclusão. Sendo assim, confira as algumas ações que ajudam a limitar o Work in Progress:
1. Realize um trabalho de cada vez
As tarefas devem ser executadas uma de cada vez e por ordem de prioridade, haja vista que, além de diminuir a sobrecarga, evita a procrastinação e melhora a produtividade dos funcionários.
Para isso, é essencial limitar o WIP, ou seja, estabelecer uma quantidade máxima de atividades em cada fase do processo.
2. Divida as tarefas em etapas
Para otimizar o trabalho de forma eficiente, é fundamental dividir os projetos ou tarefas mais complexas em partes menores e mais fáceis de gerenciar.
Com essa segmentação, o monitoramento do progresso torna-se mais simples. Além disso, aumenta o foco e possibilita uma visualização mais clara das etapas subsequentes do processo.
Dessa forma, para dividir o trabalho em etapas é importante verificar as diferentes etapas do processo, estabelecer critérios de execução e definir aspectos de progresso.
3. Segmentação por modelo de trabalho
A segmentação por tipo de trabalho é fundamental para classificar e priorizar diferentes tarefas. A partir disso, é possível distribuir os investimentos e executar as tarefas de forma mais estratégica e ágil.
Sendo assim, a segmentação exige um entendimento de todas as atividades executadas na empresa, a fim de distribuir cada atividade por grau de prioridade e complexidade.
4. Adequação das tarefas principais na sprint
A introdução de tarefas na sprint abrange a identificação de atividades de alta prioridade que precisam ser finalizadas durante esse período.
Sendo assim, para aplicar essa estratégia é crucial fazer uma avaliação detalhada das necessidades e estabelecer de forma clara as metas e a finalidade da sprint.
Dessa maneira, as tarefas essenciais devem ser escolhidas com base nos objetivos e na capacidade da equipe, assegurando que os recursos sejam distribuídos de forma eficiente durante o período estipulado.
Como controlar o WIP da sua empresa?
Garantir o controle do Work in Progress é fundamental para promover a organização empresarial, haja vista que auxilia na priorização de atividades e impulsiona a produtividade de toda a equipe.
Sendo assim, para promover um gerenciamento eficaz, confira algumas dicas para controlar seu WIP:
- Faça uma análise detalhada de todas as tarefas, a fim de identificar as atividades que devem ser priorizadas em decorrências do seu grau de importância para o projeto;
- Identificar a capacidade produtiva da equipe de trabalho, a fim de evitar sobrecarga e o não cumprimento do prazo estipulado para a entrega das atividades;
- Utilizar um método organizacional para segmentar as tarefas por grau de prioridade;
- Implementar uma metodologia, a exemplo do Scrum e Kanban, para promover um gerenciamento mais eficiente do WIP.
