Para microempreendedores individuais (MEIs), a emissão de nota fiscal é um procedimento muito importante para formalizar transações comerciais, garantir a conformidade com a legislação tributária e passar credibilidade para clientes.
Mesmo sendo optante pelo Simples Nacional e tendo benefícios fiscais, o MEI também precisa entender e aplicar as regras para emissão de notas fiscais.
Neste texto, explicaremos o passo a passo de como emitir uma nota fiscal sendo MEI, as diferentes modalidades disponíveis e as principais dúvidas sobre o tema.
O MEI é obrigado a emitir nota fiscal?
De acordo com a legislação vigente, o MEI deve emitir nota fiscal nos casos de vendas para outras empresas e vendas para consumidores finais.
Entenda melhor os casos citados acima.
- Vendas para outras empresas (pessoas jurídicas): sempre que o cliente for uma empresa, é obrigatório emitir nota fiscal, mesmo que ele não a solicite;
- Vendas para consumidores finais (pessoas físicas): não é obrigatório emitir nota fiscal, exceto se o consumidor solicitar.
Contudo, é recomendável emitir a nota fiscal em todas as vendas e serviços, mesmo para consumidores finais. Isso transmite maior profissionalismo e facilita a organização financeira e contábil do negócio.
Tipos de nota fiscal que o MEI pode emitir
Os MEIs podem emitir diferentes tipos de nota fiscal, dependendo do tipo de atividade e da forma de operação do negócio. Confira as principais modalidades:
Nota fiscal eletrônica (NF-e)
A NF-e é o modelo mais utilizado, principalmente para a venda de produtos físicos. Trata-se de um documento digital emitido e armazenado eletronicamente, com validade jurídica garantida por uma assinatura digital.
Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)
Essa modalidade é voltada para prestadores de serviços. Cada município tem autonomia para regulamentar a emissão da NFS-e, por isso, é necessário verificar as regras específicas da sua cidade.
Nota fiscal avulsa (NFA)
A nota fiscal avulsa é uma opção mais simples e acessível para o MEI que não emite notas fiscais com frequência. Ela pode ser solicitada junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz) estadual ou municipal, dependendo do tipo de atividade.
Cupom fiscal
Embora menos comum para MEIs, o cupom fiscal é utilizado em estabelecimentos comerciais que possuem equipamentos de automação fiscal, como caixas registradoras e impressoras fiscais.
Passo a passo para emitir nota fiscal MEI
Agora que você conhece os tipos de nota fiscal, veja o passo a passo para emitir o documento de forma prática e sem complicações.
1. Obtenha o certificado digital (se necessário)
Para emitir a NF-e ou a NFS-e, muitos municípios e estados exigem que o MEI possua um certificado digital.
Esse certificado é uma espécie de identidade eletrônica que garante a autenticidade das transações online. Ele pode ser adquirido em empresas certificadoras autorizadas, como Serasa, Certisign e outras.
Caso você emita apenas notas fiscais avulsas, o certificado digital pode não ser necessário.
2. Cadastre-se no portal da prefeitura ou Sefaz
Para emitir a NFS-e, você deve acessar o site da prefeitura do seu município e realizar o cadastro como prestador de serviços. Já para a NF-e, o cadastro deve ser feito no portal da Secretaria da Fazenda do estado.
Após o cadastro, você receberá um login e senha para acessar o sistema de emissão.
3. Configure o emissor de nota fiscal
Para emitir a NF-e, será necessário instalar um software emissor de notas fiscais.
Algumas Secretarias da Fazenda disponibilizam um emissor gratuito, mas também existem opções de sistemas pagos no mercado, com funcionalidades adicionais para facilitar a gestão do seu negócio.
No caso da NFS-e, geralmente a emissão é feita diretamente no site da prefeitura, sem a necessidade de instalar softwares adicionais.
4. Preencha os dados da nota fiscal
Com o sistema configurado, siga os passos abaixo para preencher os dados da nota fiscal:
- Dados do emitente: insira as informações do seu CNPJ, nome ou razão social e endereço;
- Dados do destinatário: preencha os dados do cliente, como nome, CPF/CNPJ e endereço;
- Descrição da operação: detalhe o produto ou serviço vendido, incluindo quantidade, valor unitário, valor total e, se necessário, o código do produto ou serviço;
- Impostos: como o MEI é isento de tributos federais, como PIS, Cofins e IPI, esses campos devem ser preenchidos com alíquota zero ou informações de isenção.
5. Emita e envie a nota fiscal
Após preencher todas as informações, finalize a emissão e salve o arquivo XML da nota fiscal, que é o documento eletrônico com validade jurídica.
Envie uma cópia do arquivo e, se necessário, o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) para o cliente.
Quanto custa emitir nota fiscal sendo MEI?
Os principais custos para emitir nota fiscal sendo MEI incluem: certificado digital (R$ 150 a R$ 400/ano), sistemas emissores (gratuitos ou pagos, R$ 30 a R$ 200/mês) e possíveis taxas municipais.
Confira os principais gastos envolvidos:
- Certificado digital: geralmente custa entre R$ 150 e R$ 400 por ano, dependendo do tipo e da validade do certificado;
- Sistema emissor de notas: alguns sistemas são gratuitos, enquanto outros cobram mensalidades que podem variar de R$ 30 a R$ 200;
- Taxas municipais: em alguns casos, os municípios podem cobrar uma taxa para o cadastro ou emissão de notas fiscais avulsas;
- Gratuito no Portal MEI: você pode acessar o portal do empreendedor no gov.br e emitir gratuitamente notas de serviços.
Embora esses custos existam, eles são um investimento para a profissionalização e o crescimento do seu negócio.
Dicas para facilitar a emissão de notas fiscais
A emissão de nota fiscal pode parecer complexa no início, mas com algumas práticas você pode tornar o processo mais eficiente:
- Organize as informações do cliente: tenha uma planilha ou sistema para armazenar os dados de clientes frequentes. Isso agiliza o preenchimento da nota fiscal.
- Use sistemas integrados: ferramentas de gestão empresarial que integram emissão de notas, controle financeiro e estoque podem facilitar a administração do seu negócio.
- Fique atento às atualizações: a legislação fiscal está em constante mudança. Acompanhe as atualizações para evitar problemas.
Mantenha um contador de confiança: embora o MEI não seja obrigado a contratar um contador, contar com o suporte desse profissional pode evitar erros fiscais e tributários.
