A folha de pagamento é um documento essencial no ambiente corporativo, haja vista que não representa apenas o cálculo dos salários dos colaboradores, mas também a transparência e cumprimento das obrigações legais pelas empresas.
Nesse sentido, esse documento é responsável por contabilizar os ganhos e descontos aplicáveis a cada colaborador, incluindo salário, adicionais, benefícios e horas extras, por exemplo.
Dessa forma, nos próximos tópicos você irá entender um pouco mais sobre a importância da folha de pagamento para o processo organizacional das empresas. Vamos a leitura?
O que é Folha de Pagamento?
A folha de pagamento refere-se a um documento contábil empregado pelas empresas para registrar e contabilizar os valores devidos aos colaboradores, prestadores de serviços e a outros funcionários ligados à organização.
Nesse sentido, segundo os artigos 464 e 225 do Decreto 3048/1999, a folha de pagamento deve ser realizada por todas as empresas e, apesar de não apresentar um modelo padrão, deve conter algumas informações, tais como:
- salário bruto e líquido;
- total de dias trabalhados;
- nome do funcionário;
- cargo, função ou serviço prestado;
- documentos legais, a exemplo de INSS, FGTS e adicional noturno;
- dados da empresa;
- data e meio de pagamento.
Dessa forma, a folha de pagamento é um fator essencial para as empresas, pois, além de manter uma organização financeira dos valores a serem pagos aos funcionários, garante uma transparência nas relações de trabalho.
Como funciona a Folha de Pagamento?
Como mencionado anteriormente, a folha de pagamento é um documento destinado para o gerenciamento financeiro dos gastos com os funcionários de uma organização empresarial.
Nesse contexto, esse controle de gastos permite identificar o custo individual como cada colaborador da empresa, haja vista que apresenta informações sobre o pagamento dos profissionais- salário, descontos, comissões e deduções.
Esses dados são importantes não apenas para o controle de talentos, mas também para a contratação de novos colaboradores.
Além disso, a folha de pagamento também é um documento comprobatório em ações trabalhistas para ambas as partes. Sendo assim, é fundamental que o RH mantenha as informações sempre atualizadas.
Como fazer uma Folha de Pagamento?
Para fazer uma folha de pagamento eficaz, é preciso seguir alguns passos. Confira, logo em seguida, quais são eles:
1. Controle do quadro de funcionários
Garantir a organização das contratações e demissões dos profissionais é fundamental para prevenir atrasos ou falhas no cálculo dos valores a serem pagos aos funcionários da corporação.
2. Definição das categorias dos colaboradores
Os funcionários, dependendo do seu ramo de atuação, estão vinculados a uma convenção coletiva específica.
Essas organizações possuem características próprias e apresentam um modelo de cálculo e descontos. Além disso, podem conter regras específicas para a concessão de benefícios.
3. Acompanhamento das mudanças na legislação e na rotina dos funcionários
O departamento de Recursos Humanos deve estar atualizado sobre as mudanças na legislação, haja vista que alterações podem ocorrer anualmente, alterando os valores ou taxas de impostos.
Além disso, a empresa também deve acompanhar a rotina dos colaboradores, ou seja, verificar os profissionais que alcançaram promoções, mudaram de cargos ou receberam aumento salarial.
4. Incorporar parcelas adicionais no cálculo da folha de pagamento
As parcelas adicionais são, por exemplo, as horas extras. Nesse sentido, enquanto nos dias da semana, os profissionais recebem 50% a mais, nos finais de semana recebem 100% a mais.
Além disso, se os colaboradores tiverem que trabalhar em dia de descanso, é obrigatório o fornecimento de vale-refeição e vale-transporte.
5. Descontar os impostos no salário
Diversos impostos, como INSS e FGTS, recaem sobre o salário dos profissionais. Sendo assim, ao realizar o fechamento, é preciso analisar se os descontos estão corretos e se seguem as regras do regime tributário.
6. Calcular corretamente os valores
Após estabelecer os valores que devem ser pagos aos funcionários, bem como os descontos sobre o salário bruto, é preciso realizar as contas com muita atenção, a fim de evitar erros na folha de pagamento.
7. Separar o salário bruto do salário líquido
Ao fazer a folha de pagamentos, é preciso evidenciar o salário bruto (valor total) e o salário líquido, isto é, o valor real que o funcionário irá receber, considerando os descontos necessários.
8. Organização para garantir o cumprimento dos prazos
Segundo o artigo 459 da Consolidação das Leis Trabalhistas, o salário dos colaboradores deve ser depositado até o quinto dia útil do mês.
Nesse sentido, caso o prazo não seja respeitado, a empresa deve pagar o salário com uma correção monetária e juros, pautados na quantidade de dias de atraso.
Quais os principais proventos da Folha de Pagamento?
O principal provento da folha de pagamento é o salário bruto, o qual serve como base para os cálculos dos impostos e benefícios.
Nesse sentido, consiste na quantia paga pelo trabalho realizado, considerando os valores mínimos estabelecidos pela legislação e seguindo o valor médio do mercado.
Além do salário bruto, as gratificações representam outro provento. Sendo assim, consistem no reconhecimento financeiro concedido aos trabalhadores quando a empresa alcançar determinados objetivos.
Por fim, existem os adicionais, ou seja, os valores extras pagos juntamente ao salário, os quais são:
- Horas extras;
- Adicional noturno;
- Adicional insalubridade;
- Adicional de periculosidade;
- Ajudas de custo.
Quais os descontos da Folha de Pagamento?
Existe no mercado diversos tipos de desconto da folha de pagamento, os quais são:
Previdência (INSS)
O INSS consiste no desconto realizado mensalmente na remuneração dos trabalhadores, sendo depositado na Previdência Social.
Nesse sentido, posteriormente, esse valor será devolvido aos colaboradores, por meio da aposentadoria, pensão, salário-maternidade ou afastamento por doença.
IRRF
O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), em conjunto com o INSS, representa um desconto importante no setor trabalhista.
Nesse contexto, o IRRF é determinado pelo governo federal, incidindo sobre o rendimento total dos colaboradores. Assim, dependendo do salário, as alíquotas podem variar de 7,5% a 27,5%.
Vale-transporte
Os colaboradores contratados via CLT que necessitam realizar um deslocamento para chegar ao trabalho têm direito ao vale-transporte. No entanto, esse benefício deve ser descontado da folha de pagamento.
Nesse sentido, o máximo que pode ser descontado é 6% do salário, e, caso o valor ultrapasse essa porcentagem, a empresa deve arcar com o restante.
Plano de saúde e odontológico e vale-refeição
O plano de saúde e odontológico e o vale-refeição representam benefícios opcionais, ou seja, o desconto será realizado caso a empresa ofereça tais recursos.
O desconto máximo para o vale-alimentação e refeição é de 20% do salário bruto. O plano de saúde e odontológico, por sua vez, não deve ultrapassar 40% da remuneração do trabalhador.
Como fazer o cálculo da Folha de Pagamento?
Para realizar o cálculo da folha de pagamento, é necessário fazer o somatório dos proventos, como salário, benefícios e adicionais, e descontar os impostos e demais valores previstos na legislação.
Nesse sentido, a fórmula pode ser representada da seguinte maneira:
Salário líquido = Salário bruto – descontos legais + horas extras + férias + 13º salário
